Simba DIREKT

Unsere Steuer-Software heißt Simba – ja genau wie beim König der Löwen. Ähnlich wie im König der Löwen steht auch unser Programm im Schatten eines mächtigen Onkels. Der hat unseren Vater allerdings nicht von der Klippe gestoßen und möchte uns nicht vernichten. Also keine Fehde, keine Dramen. Alles ganz harmonisch. Wir möchten euch heute das Simba Portal „Simba Direkt“ vorstellen. Wenn ihr selbst schon hauptsächlich digital arbeitet oder das gerne möchtet, ist das Portal die ideale Schnittstelle, um uns eure digitale Vorarbeit zur Verfügung zu stellen. Denn nichts ist sinnloser als Ein- und Ausgangsbelege per Mail zu verschicken und dann alles für das Steuerbüro auszudrucken und mit der Schneckenpost zu schicken.

Um das Portal nutzen zu können, richten wir euch einen Benutzer ein, dann loggt ihr euch einfach mit Mailadresse und Passwort ein und je nachdem, welche Module für euch interessant sind, werden diese freigeschaltet und können genutzt werden. Nachfolgend möchten wir sie euch alle einmal vorstellen.

Steigen wir mit dem wichtigsten ein: Bank. Jede im Steuerwesen angestellte Person kennt es: Man tippt die Bank händisch ein und am Ende passt der Saldo nicht. Vielleicht wurde irgendwo das falsche Vorzeichen gesetzt, es gab einen Zahlendreher, man hat versehentlich die Währung umgestellt, eine Buchung vergessen – Ursachen dafür sind vielfältig. Daher ist es ein Segen für jeden, der Buchhaltung macht, wenn die Daten digital bereitgestellt werden. Bisher haben wir dazu im Namen des Mandanten einen Antrag bei der Bank gestellt, diese hat dann die Daten über das Servicerechenzentrum bereitgestellt, von wo sie in unser System eingespielt werden. Da die Bank hier aktiv werden muss, lassen sie sich das auch was kosten. Je nach Bank sind da fünf bis 20 Euro pro Monat fällig (zum Teil pro Konto). Das geht jetzt über das Simba Portal einfacher und vor allem günstiger. Das Modul kostet im Monat fünf Euro unabhängig davon, wie viele Banken verknüpft sind. Das spannende: Auch Kreditkarten, Tagesgeldkonten und Paypal können hierüber angebunden/abgerufen werden. Das Portal greift nämlich im Grunde auf eure Daten des Online Bankings zurück. Daher gibt es keine Zusatzkosten der Bank. Zur Einrichtung loggt man sich über das Simba Portal im Online Banking der jeweiligen Bank ein und schon geht’s los. Wer mag hat die Möglichkeit auch aus dem Portal heraus Zahlungen anzuweisen.

Das Web-Kassenbuch ist das digitale Kassenblatt. Von uns werden dabei mandantenindividuelle, übliche Kassenbewegungen bzw. Konten vorgegeben und ihr erfasst eure Transaktionen. Unter „Neue Bewegung“ einfach Datum, ggf. Belegnummer, Betrag und Konto bzw. Kontokorrent erfassen. Kostenstellen und Kostenträger können ebenfalls erfasst werden. Der Buchungstext wird durch das gewählte Konto bereits vorausgefüllt, kann aber manuell angepasst werden. Dabei können auch die jeweiligen Belege verknüpft werden, was vor allem bei Ausgaben sinnvoll ist. Wer eine offene Registrierkasse führt, kann mit dem Web-Kassenbuch auch den rechtlich geforderten Kassensturz zum Tagesende erledigen. Das Modul kostet monatlich 2,50 Euro pro Kasse. Wir nutzen das Modul auch gerne bei zum Beispiel Freiberufler:innen, die zwar keine Kasse im eigentlichen Sinne haben, aber viele Barausgaben tätigen.

Mit dem Modul Faktura könnt ihr eure Angebote und Ausgangsrechnungen schreiben, versenden und verwalten. Dabei startet ihr erst mal damit, Layout, Fußzeile und Formatierungen der Rechnungsvorlage festzulegen. In den Standardvorlagen bastelt ihr an den Einstellungen eurer Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Stornos. Unter den Artikeln können gängigen Produkte und Dienstleistungen angelegt werden. In all diesen Sachen muss man am Anfang ein bisschen Zeit und Geduld stecken, um sich auszuprobieren. Neben dem Versand der Dokumente per Mail können auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt werden. Da das Tool von Simba stammt, ist es mit den Kunden- bzw. Debitorenstamm unserer Buchhaltung synchronisiert. Alle Rechnungen können dann ganz einfach über die Schnittstelle an uns zur Verbuchung übergeben werden. Ein weiters großes Plus: Simba erstellt die Rechnungen als E-Rechnung. Dabei kann man wählen zwischen dem ZUGFeRD und XML-Format wählen. Ab 2027 ist das für die allermeisten Thema (bzw. ab 2028, wenn der Gesamtumsatz in 2026 unter 800.000 Euro liegt). Kostenpunkt: Neun Euro pro Monat. Hat man die Bank über Simba Direkt verknüpft, kann man in der Rechnungsübersicht „Rechnungszuweisungen prüfen“ lassen. Dann schaut das System, ob es in den Bankbewegungen passende Zahlungen findet und die Rechnung kann als bezahlt gekennzeichnet werden.

Der Dokumentenaustausch macht das, was er sagt. Darüber ladet ihr Eingangs- und Ausgangsrechnungen hoch. Belege können außerdem als Kassen-, Bar-, EC- oder Kreditkartenbeleg deklariert werden. Schriftverkehr kann im Dokumententransfer auch bereitgestellt werden. Da bei Bescheiden und Co. regelmäßig Fristen laufen, ist dann aber eine Info an euren Sachbearbeiter von Vorteil. Anders als in den übrigen Anwendungen, wo der Upload bzw. die Bereitstellung in unser System aktiv ausgelöst werden muss, sind hier die hochgeladenen Dateien direkt in unserem System. Zum Hochladen können wir euch ein Belegpostfach einrichten. Wenn ihr per Mail Eingangsrechnungen erhaltet, könnt ihr diese einfach an die jeweilige Belegpostfachmailadresse weiterleiten und der Anhang der Mail landet im Dokumententransfer. Mit allen anderen Belegtypen funktioniert das ebenfalls. Wer die entsprechende App auf dem Handy hat, kann auch Belege abfotografieren und hochladen. Das Programm wandelt das Foto in eine PDF um. Vor allem bei Kassenbelegen und Eingangsrechnungen per Post ist das hilfreich. Jederzeit hat man im Dokumentenaustausch eine Übersicht aller Dokumente, kann suchen und filtern, falls man sich noch mal einen Beleg anschauen will. Gleichzeitig können wir euch über dieses Modul die Auswertungen der Buchhaltung bereitstellen. Das Modul kostet 16 Euro im Monat mit einem Gigabyte inklusive. Jedes weitere Gigabyte kostet drei Euro. Das Modul Dokumentenaustausch kann nämlich auch als digitales Archiv genutzt werden und erfüllt die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften sowie Vorgaben der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung). Wenn das Modul nur zum Datenaustausch genutzt werden soll, löscht bitte selbstständig die Dokumente aus dem System.

Das Modul Belege ist noch relativ neu. Wie beim Dokumentenaustausch können auch über Belege Ein- und Ausgangsrechnungen bereitgestellt werden. Mit der Intelligenten Belegerfassung läuft beim Upload der Dateien eine KI drüber und erkennt Belegdaten wie Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungsdatum etc. Die Belegdaten können dann geprüft und auch geändert werden. Die Daten können aber auch per Basis Upload hochgeladen werden. In beiden Varianten erkennt das Programm doppelte Belege und weist sie als Dubletten aus. Wie im Modul Faktura kann auch hier auf die Kontenstammdaten der Hauptanwendung zurückgegriffen werden. Ist das Modul Bank aktiviert, können Zahlungen zugeordnet oder angewiesen werden. Per Drag & Drop werden die Belege einfach in die Anwendung gezogen. Ein Belegpostfach wie im Dokumentenaustausch gibt es noch nicht, das soll im nächsten Jahr aber kommen. Wie gesagt ist das Modul noch sehr neu und in der Entwicklung. Deshalb sind die ersten drei Monate der Testversion kostenfrei.

Außerdem gibt es noch ein Modul, um an Videokonferenzen teilzunehmen und was für Lohn- und Gehaltsdokumente. Da wir in der Lohnabrechnung allerdings beim mächtigen Onkel sind und dieser die Dokumentenablage in Simba nicht unterstütz, gehen wir auf das Modul nicht näher ein.

So damit solltet ihr erst einmal einen guten Überblick haben. In Simba Direkt habt ihr über das kleine Fragezeichen auch jederzeit Zugriff auf Anleitungen und kurze Youtube-Videos. Wir stehen euch natürlich auch mit Rat und Tat zur Seite. Habt ihr Lust bekommen, damit zu arbeiten, meldet euch gerne bei uns. Für Feedback sind wir und die Simba übrigens auch immer dankbar.

Stand: 03.12.2025