Germany goes digital

Das Jahr neigt sich dem Ende und das nächste Jahr kündigt sich mit schnellen Veränderungen an. Auch im Steuerbereich wird es etwas Neues geben. Auf die Neuerungen im Jahressteuergesetz gehen wir beim nächsten Mal ein. Heute soll es um die E-Rechnung gehen.

Die eigene Rechnung in Word oder im eigenen Rechnungsprogramm zu schreiben, als PDF umzuwandeln und meinem Kunden zu mailen, reicht nicht aus. Die elektronische Rechnung ist definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Wobei das strukturierte Format es wiederum ermöglicht, automatisch und elektronisch verarbeitet zu werden. In der Norm EN 16931 ist klar definiert, wie der Datensatz aufgebaut ist, welche Informationen enthalten sein müssen (nämlich alle Pflichtangaben einer Rechnung nach Umsatzsteuergesetz) und in welcher Struktur und Reihenfolge. Durchgesetzt hat sich das XML-Format, weshalb sie letztlich also eher einem Quellcode ähnelt und dazu dient für die Technik lesbar zu sein und nicht unbedingt für den Menschen.

Während das deutsche Standardformat der XRechnung, welches auf der europäischen Norm basiert, aus rein strukturierten Daten basiert, gibt es auch hybride Rechnungsformate. Vielleicht ist euch ZUGFeRD schon mal begegnet. Das Akronym steht übrigens für Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland – wenn man damit nicht beim nächsten Wirtschaftsstammtisch aufwarten kann, weiß ich auch nicht… Eine solche Datei fasst den strukturierten Datenteil mit einem menschenlesbaren Datenteil zusammen. Im Grunde sieht sie aus wie eine gewöhnliche PDF-Datei, die aber den XML-Teil als Anlage integriert hat. Was hierbei noch zu erwähnen ist: Sollten sich die beiden Datenteile inhaltlich voneinander unterscheiden, ist ab 2025 ausschlaggebend, was im maschinenlesbaren Teil steht.

Muss ich jetzt alle meine Rechnungen ab dem 01.01. als E-Rechnung schreiben? Kann mein Programm das überhaupt? Nein und wahrscheinlich schon. Zum Jahreswechsel ändert sich zunächst nur, dass man im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen muss. Bisher konnte man als Kunde noch auf eine Papierrechnung bestehen. Das ist ab nächstem Jahr nicht mehr der Fall. Für die Ausstellung der elektronischen Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist. Unternehmen, deren Gesamtumsatz in 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt, müssen ab 2027 elektronische Rechnungen schreiben. Alle anderen haben ein Jahr länger Zeit. Die meisten Buchhaltungsprogramme können bereits E-Rechnungen erstellen und auch XRechnungen in eine menschenlesbare Form konvertieren. Wer zum Beispiel ein Simba Direkt Zugang nutzt, kann über die Kachel E-Rechnung per Drag and Drop die XML-Datei in das Fenster ziehen und erhält eine PDF.

Wo gibt es Ausnahmen? Die Pflicht zur elektronischen Rechnung ist für den B2B-Bereich vorgesehen (und für den B2G-Bereich [Business to Government]; im Bereich Bundesverwaltung ist die elektronische Rechnung bereits Ende 2018 eingeführt worden). Gegenüber Privatpersonen ist also weiterhin nicht elektronisch abzurechnen. Ebenfalls ausgenommen sind die Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen, deren Gesamtsumme 250 Euro nicht übersteigen. Für Kleinunternehmer gibt es keine Ausnahme.

Auch wenn durch die Übergangsfrist weiter Zeit eingeräumt wird, lohnt es sich, sich damit bereits zu beschäftigen. Kann mein Programm das? Was brauche ich noch? Informiert euch bei eurem Softwareanbieter. Die Vorteile liegen auf der Hand. Wir leben im digitalen Zeitalter, es ist der nächste logische Schritt. Für uns sind das auch neue Herausforderungen, aber wir sind zuversichtlich, dass wir diese mit Euch zusammen meistern.

Stand: 19.11.24