Kreativ im nächsten Gehaltsgespräch

„Mitarbeiter gesucht“ liest man überall im öffentlichen Raum, in Schaufenstern, auf Plakaten, auf Fahrzeugen. Egal in welcher Branche, Personal ist schwer zu finden. Da gilt es Anreize zu schaffen. Neben dem Gehalt gibt es viele Möglichkeiten, potentielle neue Arbeitnehmer*innen (kurz AN) von sich als neuen Arbeitgeber zu überzeugen. In der Konkurrenz um neue AN dürfen aber nicht die Vorhandenen vernachlässigt werden. Ein faires Gehalt muss immer Ausgangspunkt eines jeden Arbeitsverhältnisses sein. Das Einkommensteuergesetz bietet aber eine Reihe spannender Instrumente, die in der nächsten Gehaltsverhandlung besprochen werden könnten. Davon wollen wir euch einige vorstellen.

Grob könnte man sämtliche Benefits in zwei Kategorien teilen: die Extras, die man als Gehaltsumwandlung verpacken kann und sogenannte OnTop-Leistungen. In jedem Fall werden Ergänzungen zum Arbeitsvertrag empfohlen. Hierin sollte auch geregelt sein, wie in entgeltlosen Zeiten (Langzeitkrankheit, Elternzeit etc.) damit zu verfahren ist. Die Benefits sollten individuell auf AN zugeschnitten sein. Nicht jede Gestaltung ist sinnvoll.

Bei Gehalts- oder Entgeltumwandlungen geht es in der Regel darum, dass der Arbeitgeber keinen „Mehraufwand“ hat und AN mehr Netto vom Brutto. Hierbei wird dauerhaft ein Bruttolohnanspruch gegen ein Gehaltsextra ausgetauscht.

Warum AN nicht das Mittagessen spendieren? Mittels Essenschecks können bis zu 6,90 Euro (Wert für 2023) je Arbeitstag umgewandelt werden. Das Essen wird dann mit dem Sachbezugswert von 3,80 Euro (für 2023) versteuert und verbeitragt. Da es um das arbeitstägliche Pausenessen geht, ist wichtig, dass die Einlösung der Checks im unmittelbaren Umkreis der Tätigkeitsstätte erfolgt. Das kann der Supermarkt um die Ecke sein oder der Imbiss gegenüber, je nach Akzeptanzpartner des Anbieters. AN, die an fünf Tagen in der Woche tätig sind, können pauschal 15 Wertschecks pro Monat bekommen. Für AN im Homeoffice ist das genauso möglich. Ist man als AN auswärts tätig (erfüllt also die Kriterien der Verpflegungspauschale), hat man keinen Anspruch auf einen Essenscheck. Die Ausgabe erfolgt entweder Old School mit Papierschecks oder digital per App, wobei die Einlösung bzw. Verwendung der Schecks in digitaler Form für das Finanzamt transparenter ist. Wird der Essensscheck zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt, also nicht umgewandelt, ist die pauschale Besteuerung mit 25 %, die auch von AN getragen werden kann, eine elegante Lösung.

Sind AN auswärts unterwegs, egal ob sporadisch oder regelmäßig, kann die eben schon genannte Verpflegungspauschale gezahlt werden. Gezahlt und auch umgewandelt werden können bei einer Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden je Tag 14 Euro und bei Abwesenheit von 24 Stunden bis 28 Euro. Die Pauschalen sind steuerfreie Leistungen. Werden sie umgewandelt, fallen allerdings Sozialversicherungsbeiträge an. Die Pauschalen können bei pauschaler Besteuerung von 25 % auch verdoppelt werden (und sind sozialversicherungsfrei). Auswärts tätig meint dabei: „außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte“ (§ 9 Abs. 4a EStG). Vor allem bei Vertriebsmitarbeiter*innen und Handwerker*innen, die oft keine erste Tätigkeitsstätte haben, kommt einiges zusammen. Von pauschal 15 Tagen im Monat kann man dennoch nicht ausgehen. Über die Auswärtstätigkeit sind Aufzeichnungen zu führen, um den Anspruch nachweisen zu können. Wird AN bei einer auswärtigen Tätigkeit ein Frühstück oder ein Mittagessen zur Verfügung gestellt (z. B. bei einer Hotelübernachtung), sind die Pauschalen zu kürzen.

Will man AN den Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln versüßen, ist dies im Rahmen einer Entgeltumwandlung entweder zu 15 % pauschaler Steuer möglich (ausschließlich für Arbeitsweg und Anrechnung auf Werbungskosten) oder als Barlohnzuschuss zu 25 % pauschaler Steuer. In diesem Fall können auch private Fahrten unternommen werden und die Werbungskosten werden nicht gemindert. AN haben Ticketkosten nachzuweisen. So kann das Deutschlandticket beispielsweise vom Chef getragen werden. Wird der Zuschuss zum Ticket zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, ist dieser sogar steuer- und sozialversicherungsfrei. AN einen Fahrscheinzuschuss zu gewähren, die einen Dienstwagen oder -rad fahren, ist übrigens durchaus möglich. Der Zuschuss muss dann in der Variante zu 25 % pauschal besteuert werden.

Unter Erholungsbeihilfe wird pauschal besteuertes Urlaubsgeld verstanden. Trotz pauschaler Besteuerung mit 25 % kommt beim AN netto mehr an. Wichtig ist, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen Gewährung der Beihilfe und Erholungsurlaub besteht (drei Monate). Eine Bestätigung der Verwendung durch AN ist sinnvoll. Die Höhe der Erholungsbeihilfe ist von persönlichen Voraussetzungen abhängig. Pro AN sind 156 Euro steuerbegünstigt möglich. Ist man verheiratet zusätzlich 104 Euro und pro Kind 52 Euro.

Warum nicht das neue Smartphone finanzieren und die Kosten für den Handyvertrag bezuschussen? Voraussetzung ist, dass AN ein betriebliches Smartphone benutzen. Als Arbeitgeber kauft man also ein Smartphone (beispielsweise auch das aktuelle Gerät des AN) und stellt es ihm zur privaten Nutzung zur Verfügung. Der geldwertende Vorteil ist steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG. Der Handyvertrag läuft auf den AN, welcher seine Kosten nachzuweisen hat. Die Umwandlung ist allerdings sozialversicherungspflichtig, gleiches gilt für die steuerfreie Überlassung des Geräts. Der Paragraf beschränkt sich im Übrigen nicht nur auf Smartphones. Es ist die Rede von ‚betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten‘. Das umfasst auch Laptop und PCs. Auch wenn Fernseher heutzutage schon ziemlich smart sind, werden die aber nicht inbegriffen. Für den Zuschuss der laufenden Kosten sollte man darauf achten, dass man, wenn z. B. nach drei Jahren das Handy ausgetauscht wird, das Neue ebenfalls im Eigentum des Arbeitgebers stehen muss.

Entgeltumwandlungen können trickreich sein. Alle oben genannten Beispiele sind steuerfrei oder -begünstigt. In der Regel folgt die Sozialversicherung dem Steuerrecht. Damit Entgeltumwandlungen allerdings sozialversicherungsfrei sind, müssen sie 1. ernsthaft gewollt, 2. nicht nur vorübergehend und 3. arbeitsvertraglich zulässig sein. AN müssen darüber aufgeklärt werden, was die Sozialversicherungsfreiheit bedeutet. Denn damit reduziert sich die Bemessungsgrundlage für Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld, Krankengeld oder die Rente. Meist macht es nur wenige Euro aus, aufklären sollte man darüber allerdings trotzdem.

Zu beachten ist, dass sämtliche Gehaltsumwandlungen (außer die betriebliche Altersvorsorge) nicht auf den Mindestlohn anzurechnen sind. Wenn also ein Gehalt von 2.100 Euro im Raum steht, können davon nicht 100 Euro als Fahrscheinzuschuss geleistet werden.

Im nächsten Beitrag widmen wir uns den OnTop-Leistungen.

Stand 27.10.2023