Sachbezug PKW

Ob für Vertriebsmitarbeiter:innen im Flächenland unverzichtbar, als Zusatzvergütung und damit zur Stärkung der Mitarbeiterbindung oder manchmal auch als Statussymbol – die Motive für eine Fahrzeuggestellung sind vielfältig. Vielfältig sind auch die Aspekte, die mit dem Thema einhergehen. Wir wollen versuchen, euch einen Überblick über die wichtigsten Punkte zu geben. In erster Linie soll es dabei um die Pkw-Überlassung gehen. Ganz zum Schluss gehen wir auch kurz auf Fahrräder ein. Wer ein betriebliches Fahrzeug privat nutzt – egal ob als Selbstständige oder von Beschäftigten – die private Nutzung ist ein sogenannter geldwerter Vorteil und dieser muss versteuert werden. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob man davon auch Gebrauch macht. Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung entsteht bereits durch die Möglichkeit der Nutzung. Wer das Fahrzeug nicht privat nutzt oder nutzen möchte, sollte entweder ein Fahrtenbuch führen, um dies nachzuweisen oder die private Nutzung im Nutzungsüberlassungsvertrag oder im Arbeitsvertrag ausschließen. Aber wie wird das nun versteuert? Von der Ein-Prozent-Regelung haben vermutlich die meisten schon mal gehört. Das ist die eine Möglichkeit, diesen Eigenverbrauch zu besteuern. Die andere ist das Fahrtenbuch. Wann welche Variante steuerlich günstiger ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab und ist im Einzelfall zu prüfen. Kleine Faustregel: Je kleiner der Anteil privater Fahrten und bei bereits abgeschriebenen Fahrzeugen rechnet sich meist das Fahrtenbuch.

Der wollen wir uns zuerst widmen. Das Prinzip der Eigenverbrauchsberechnung per Fahrtenbuch ist eigentlich ganz simpel. Man schaut sich an, wie viele Kosten das Fahrzeug im Jahr im Unternehmen verursacht hat und wie hoch der Anteil aller gefahrenen Kilometer privat veranlasst sind. Da haben wir allerdings schon zwei Faktoren, an denen hohe Anforderungen gestellt werden. Zum einen muss für das Fahrzeug eben ein Fahrtenbuch geführt werden und wer da nicht die nötige Sorgfalt an den Tag legt, bekommt das gerne vom Finanzamt verworfen. Der technischen Entwicklung sei Dank, gibt es aber mittlerweile auch hier viele Hilfsmittel wie Apps oder Programme. Die zweite Hürde ist dann zu ermitteln, welche Kosten das Fahrzeug verursacht hat. In dem Fall empfiehlt sich für das Fahrzeug ein eigenes Konto zu nutzen, auf dem alle Kosten verbucht werden – von Steuer und Versicherung über Kraftstoff, Autopflege, Reparatur und Abschreibung oder Leasingkosten. Anhand dieser Zahlen kann dann ermittelt werden, wie hoch der geldwerte Vorteil der Pkw-Nutzung war. Regelmäßig wird das Verfahren eher bei Unternehmer:innen angewendet. Ist aber auf für privat genutzte Fahrzeuge für Arbeitnehmer:innen zulässig.

Kommen wir nun zur 1 Prozent Methode (auch Pauschalwertmethode). Ausgangspunkt dieser ist der Bruttolistenpreis (BLP). Um gleich mit einem Missverständnis aufzuräumen: Kaufpreis ist nicht gleich Bruttolistenpreis! Unsere Empfehlung: Fordert im Autohaus neben der Rechnung auch gleich die Bestätigung des Bruttolistenpreises an, wenn das Fahrzeug auch zur privaten Nutzung gedacht ist. Für private Fahrten wird der Bruttolistenpreis mal ein Prozent genommen und das ist der zu versteuernde Sachbezug pro Monat. Bei Arbeitnehmer:innen kommt dann in aller Regel noch der Sachbezug für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte hinzu. Das sind pro Monat 0,03 Prozent vom BLP mal die Entfernungskilometer, wobei auf den vollen Kilometer abzurunden ist. Sind Mitarbeitende nicht fünf Tage die Woche auf der ersten Tätigkeitsstätte, sondern arbeiten oft von zu Hause und sind nur ein oder zwei Mal pro Woche im Büro, kann alternativ auch die Einzelbewertung des Sachbezugs für die Fahrten genutzt werden. Dann sind es 0,002 Prozent vom BLP mal die Entfernungskilometer mal die Anzahl der Fahrten im Monat. Dazu müssen Mitarbeitende monatlich schriftlich erklären, an welchen Tagen das Fahrzeug für Fahrten zur Arbeit genutzt wurde. Bei den 0,03 Prozent vom BLP werden pauschal 15 Arbeitstage pro Monat angenommen (Urlaub, Krankheit etc. ist also einkalkuliert). Wer regelmäßig weniger als diese 15 Tage zur ersten Tätigkeitsstätte fährt, kann auch über seine Einkommensteuererklärung die Versteuerung des geldwertenden Vorteils für die Fahrten zur Arbeit korrigieren lassen.

Wer nicht mehr auf Verbrenner setzt, wird belohnt. Greife ich bei der Pkw-Wahl auf Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge zurück, kann ich so meinen geldwerten Vorteil reduzieren. Aktuell wird der BLP geviertelt, wenn das Fahrzeug rein elektrisch fährt, also keine CO2-Emissionen verursacht und der BLP maximal 70.000 Euro beträgt. Liegt der BLP darüber, wird der BLP aber immerhin noch halbiert. Bei Hybridelektrofahrzeugen ist der BLP nur zu 50 % anzusetzen, wenn das Fahrzeug maximal 50 g CO2 pro Kilometer verursacht oder eine rein elektrische Mindestreichweite von 80 Kilometer erfüllt (bei Anschaffungen in 2024 waren es noch 60 Kilometer). Beim Fahrtenbuch werden die Kosten für Anschaffung oder Leasing entsprechend auch nur zur Hälfte bzw. zum Viertel berücksichtigt. Die Ermäßigungen gelten aktuell für Fahrzeuge, die bis 31.12.2030 angeschafft werden. Maßgeblich ist natürlich auch hier immer der Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung inklusive werkseitiger Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Kleiner Einschub mit Blick auf die Umsatzsteuer: Da so ein Fahrzeug häufig mit Vorsteuerabzug gekauft oder geleast wird, ist die private Nutzung eine Leistung, die auch der Umsatzsteuer zu unterwerfen ist. Die Reduzierung des BLP wirkt sich umsatzsteuerlich aber nicht aus. Bei einem BLP von 40.000 Euro für ein rein elektrisches Fahrzeug werden ertragssteuerlich pro Monat also 100 Euro verteuert. Umsatzsteuer ist aber auf 400 Euro fällig.

Wir stellen nachfolgend mal die jeweiligen Berechnung gegenüber: Dabei gehen wir von einem Gehalt von 3.000 Euro aus, Steuerklasse 1, keine Kinder, keine Kirchensteuer, Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte sind 20 Kilometer und der BLP von Fahrzeug beträgt 50.000 Euro; die Sozialversicherungsbeiträge rechnen wir pauschal mit 20 Prozent

Möchte man als Arbeitnehmer:in eine bestimmte Sonderausstattung oder ein höherwertiges Fahrzeug, kann man sich über eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten einigen. Diese Zuzahlung mindert den geldwerten Vorteil für Privatfahrten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Bestehen hierzu Vereinbarungen über den Zuzahlungszeitraum, sind diese auf den entsprechenden Zeitraum gleichmäßig zu verteilen. Wir machen das am Beispiel: Ich bekomme ein Auto zur privaten Nutzung mit einem geldwerten Vorteil von 500 Euro. Zur Anschaffung leiste ich eine Zuzahlung in Höhe von 5.000 Euro. Dann werden sie entweder in den ersten zehn Monaten aufgebraucht und ich habe erst ab dem elften Monat den geldwerten Vorteil von 500 Euro zu versteuern oder es wird ein Zuzahlungszeitraum von zwei Jahren vereinbart, dann mindert sich mein geldwerter Vorteil in dieser Zeit um 208,33 Euro (5.000 € / 24 Monate). Wenn arbeitsvertraglich ein Nutzungsentgelt vereinbart ist oder beispielsweise eine Beteiligung an den Leasingraten, wirkt sich diese ebenfalls mindernd auf den geldwerten Vorteil aus. Ein Nutzungsentgelt darf sich aber nur auf die Gestellung selbst beziehen und nicht die Weiterbelastung einzelner Fahrzeugkosten zum Gegenstand haben. Das würde nicht angerechnet werden.

Da der Bruttolistenpreis immer für den Zeitpunkt der Erstzulassung gilt, wird auch nach beispielsweise sechs Jahren in der Besteuerung auf einen Neuwagen abgestellt. Aber auch wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, kann die Kostendeckelung zum Tragen kommen. Bei einem BLP von 500 Euro im Monat haben wir also einen Jahreswert von 6.000 € zu versteuern. Wenn sich aus der Buchhaltung Gesamtkosten von nur 5.000 Euro ergeben, ist die Besteuerung darauf zu begrenzen.

Wie wir wissen, bleibt, wer schreibt. Insbesondere bei Gehaltsbestandteilen ist, wenn nicht im Arbeitsvertrag geregelt, ein Nutzungsüberlassungsvertrag zu schließen. Darin sollten Regelungen getroffen werden zum Fahrzeug, zum Umfang der Nutzung, zur Haftung und Versicherung, Übernahme der Kosten, zu entgeltlosen Zeiten (Langzeiterkrankung, Elternzeit, Pflegezeit, Sabbatical etc.).

Kommen wir noch kurz zur Nutzungsüberlassung betrieblicher Fahrräder. Das ist super easy! Wird ein Fahrrad oder E-Bike zur privaten Nutzung überlassen, ist unsere Empfehlung, es zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu überlassen (keine Gehaltsumwandlung). In diesen Fällen ist die Nutzung nämlich bis 31.12.2030 steuerfrei gemäß § 3 Nr. 37 EStG. Wird eine Gehaltsumwandlung vereinbart oder handelt es sich um ein E-Bike mit über 25 km/h, ist der Bruttolistenpreis zu vierteln und für die private Nutzung mit 1 Prozent pro Monat zu versteuern zuzüglich 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Räder mit mehr als 25 km/h sind verkehrsrechtlich nämlich als Kraftfahrzeuge eingestuft.

Stand: 22.09.2025

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