Nextcloud & Simba Software

Heute soll es wieder um digitale Möglichkeiten gehen. Nachdem wir euch vor einigen Wochen das Portal zu unserer Buchhaltungssoftware Simba DIREKT vorgestellt haben, soll es diesmal um die Software selbst gehen.

Bevor wir damit starten, möchte ich euch aber unsere Nextcloud einmal vorstellen. Die Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform zum Speichern und Austauschen von Daten. Es funktioniert im Grunde ähnlich wie Dropbox. Mit dem entscheidenden Vorteil, dass die Server nicht in den USA stehen, sondern in Deutschland. Wenn ihr mit uns Daten austauschen wollt, zum Beispiel eure Unterlagen zur Erstellung der Einkommensteuererklärung, und die Daten sind zu groß für eine Mail oder ihr wollt sie aus anderen Gründen nicht per Mail schicken, richten wir euch einen Ordner in der Nextcloud ein. Ihr erhaltet dann eine Mail mit dem Link und eine Mail mit dem Passwort (Achtung, die können auch mal im Spam-Ordner landen). Und schon kann es losgehen. Für die optimale Sicherheit bietet es sich an, die ausgetauschten Dateien nach dem Download aus dem Ordner zu löschen. In aller Regel sind die Ordner auch mit einem Freigabe-Ablaufdatum versehen. Ist das Datum abgelaufen, ist der Link nicht mehr aktiv, kann aber jederzeit neu eingerichtet werden.

Kommen wir nun zu Simba. Der ein oder andere Mandant arbeitet bereits zur Erstellung der eigenen Buchhaltung mit einer lokalen Simba Lizenz. Je nach Unternehmensgröße und Fähigkeiten vor Ort bietet sich das auch an. Und je nach Umfang und Anforderungen gibt es unterschiedliche Simba Anwenderlizenzen.

Das Basispaket nennt sich aktuell „Small Business Connect/Starter“ und umfasst eine Lizenz für einen Arbeitsplatz. Im Paket enthalten sind zum Beispiel die Buchungserfassung, Kassenabrechnung, eine Offene-Posten-Verwaltung (inkl. Mahnwesen) und Auswertungen wie die BWA und Summen- und Saldenliste. Per SRZ-Schnittstelle (Servicerechenzentrum) können die Bankdaten zum (voll-) automatischen Kontieren bereitgestellt werden. Wer mit offenen Posten bucht, kann sich per Zahlungsverkehr außerdem Dateien zum Ausführen von Zahlungen im eigenen Onlinebanking erstellen lassen. Es kann die Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt werden. Außerdem gibt es den Office Manager. Das ist im Grunde das Datenarchiv von Simba. Belege können hierüber hochgeladen und mit Buchungen verknüpft werden. Wer ein eigenes Programm zum Schreiben von Ausgangsrechnungen hat und damit eine Buchungsdatei erstellen kann, hat per Im- und Export-Schnittstelle von Simba die Möglichkeit, sie dort einzuspielen. Beim „Small Business Connect“ läuft die Lizenz über uns und damit auch der Support. Im „Small Business Starter“ handelt es sich um eine mandanteneigene Lizenz. Der Support wird von der Simba übernommen und ihr könnt Schulungen der Simba in Anspruch nehmen.

Mit „Small Business Comfort“ kann man bis zu fünf Buchführungen bearbeiten und alles, was im „Small Business Connect“ enthalten ist, geht hiermit auch. Erweitert wird die Lizenz um die Anlagenbuchführung. Anlagevermögen kann hier also angelegt und verwaltet werden oder Buchungen erzeugen. Zusätzlich hat man auf entsprechende Auswertungen wie einer Inventarliste oder dem Anlagenspiegel Zugriff. Während man sich in der kleinen Lizenz nur die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufbereiten lassen kann, verfügt „Small Business Comfort“ um eine ELSTER Schnittstelle. Die Voranmeldungen können also direkt übermittelt werden. Für „Small Business Comfort“ sind Zusatzpakete verfügbar. Das sind zum Beispiel Module im Bereich Kosten- und Leistungsrechnung, Liquiditäts- oder einer Jahresplanung. Das aber spannendste Zusatzpaket ist der Digitale Buchungsassistent II. Während man im „Small Business Connect“ den Digitalen Buchungsassistent I hat, bei dem man die Belege manuell mit Buchungen verknüpfen muss, ist der Digitale Buchungsassistent II eine teilautomatische Belegverarbeitung. Ein- und Ausgangsrechnungen werden im Office Manager bereitgestellt und von einer OCR-Erkennung gelesen. Anhand von Key-Words werden dann Buchungsvariablen wie Belegdatum oder Buchungsbetrag automatisch erkannt und in der Buchungserfassung vorbelegt. Dort geht man dann Beleg für Beleg durch und prüft und ergänzt die Buchungen. Anhand der Stammdaten von Kunden und Lieferanten wird relativ zuverlässig der Debitor/Kreditor ausgewählt.

Der neue „heiße Scheiß“ in Simba ist das Intelligente Buchen Plus. Es ist im Grunde die Weiterentwicklung des Digitalen Buchungsassistenten. Die Analyse der importierten Belege erfolgt mit einer etwas anderen Technik. Die Belege können direkt beim Import verbucht werden. Mittels Ampelsystem zeigt einem die Buchungserfassung dann an, welche Belege mit hoher Wahrscheinlichkeit treffend verbucht wurden und wo es Probleme gab. Das Intelligente Buchen Plus kann in allen Lizenzvarianten kostenpflichtig „gebucht“ werden.

Vor allem mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung im Rechnungswesen (ich sag nur E-Rechnungspflicht) ist eine Überprüfung dessen, was die Software können sollte, mit der man arbeitet, sicher empfehlenswert. Sprecht uns dazu also gerne an.

Stand: 24.03.2026