Anzahlungs- und Schlussrechnungen

Mit ungefähr 25 % am gesamten Steueraufkommen in Deutschland im Jahr 2024 ist die Umsatzsteuer eine der wichtigsten. Im Vergleich zu anderen Steuergesetzen ist die Umsatzsteuer recht überschaubar und gut strukturiert. Der Teufel steckt aber oft im Detail.

Für unser heutiges Thema spielt die Steuerentstehung eine wichtige Rolle. Man unterscheidet die Sollversteuerung von der Istversteuerung. Im Grundsatz ist jeder Unternehmer Sollversteuerer. Das bedeutet, die Umsatzsteuer entsteht in dem Voranmeldezeitraum, in dem die Leistung ausgeführt bzw. abgeschlossen wird. Das Gesetz spricht von vereinbarten Umsätzen. Damit geht der Leistende in Vorleistung, denn ob das Entgelt vereinnahmt wurde, darauf kommt es nicht an. Ob für die Leistung eine Rechnung geschrieben wurde, spielt keine Rolle. Wer bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitet, kann auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten die Besteuerung vornehmen (Istversteuerung). Die Steuer entsteht hierbei in dem Voranmeldezeitraum, in dem man das Entgelt erhalten hat.

Nun gibt es Leistungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, lange Lieferfristen haben oder anschaffungsintensiv sind und der Leistende daran interessiert ist, sein Geld nicht erst bei Leistungsabschluss zu erhalten. Auftritt: Anzahlung! In dem Moment sagt sich der Staat: Na, wenn du schon ein Teil des Entgelts bekommen hast, kannst du die Umsatzsteuer hierfür auch schon abführen. Das ist die Ausnahme bei der Sollversteuerung. Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die (Teil-) Leistung ausgeführt wurde, entsteht insoweit die Steuer, wenn sie vereinnahmt wird. Bei Anzahlungen haben wir es also immer mit einer Istversteuerung zu tun. Und wenn der Empfänger der Leistung ebenfalls Unternehmer ist, ist der daran interessiert, bei der Anzahlung auch schon die Vorsteuer ziehen zu dürfen. Das darf er wiederum nur, wenn er eine ordnungsgemäße Rechnung hat.

Ganz kurz müssen wir uns noch dem Spannungsfeld Teilleistung und Anzahlung widmen. Eine Teilleistung liegt vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird. Wir haben es also mit einer Gesamtleistung zu tun (beispielsweise bauen wir ein Geschäftsgebäude), die wir in Teilleistungen unterteilen (einzelne Bauabschnitte wie Fundament, Maurerarbeiten, Dachstuhl, Innenausbau…), die jeweils nach Fertigstellung vom Leistungsempfänger abgenommen und zu denen gesonderte Rechnungen erstellt werden. Eine Schlussrechnung muss im Fall vereinbarter Teilleistungen nicht geschrieben werden. Sie ist nicht zwingend erforderlich. Anzahlungen sind Vorauszahlungen auf noch nicht erbrachte Lieferungen oder Leistungen und erfolgen vor Fertigstellung der (Teil-) Leistung. Sie werden als Vorleistung des Leistungsempfängers behandelt und in der Schlussrechnung berücksichtigt.

Widmen wir uns nun einzelnen Aspekten der Anzahlungs- und Schlussrechnungsthematik, die Fehlerpotenzial beinhalten. Wie schon angesprochen, bedarf es für den Vorsteuerabzug einer ordnungsgemäßen Rechnung. Dabei gelten die üblichen Pflichtangaben für Rechnungen nach § 14 UStG. So muss der Gegenstand der Leistung zum Zeitpunkt der Anzahlung genau bestimmt sein. Schwieriger ist es mit dem Zeitpunkt der Leistung. Dieser fehlt bei Anzahlungsrechnungen gerne mal, weil man vielleicht noch gar nicht genau sagen kann, wann die Leistung erfolgen wird. Kennt man den Leistungszeitpunkt nicht, kann auch eine Prognose getroffen werden. Wann wird voraussichtlich die Leistung erfolgen? Das kann auch ein Kalendermonat oder eine -woche sein. Alternativ kann auch der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts angegeben werden, wenn dieser bei Rechnungsstellung feststeht und nicht mit Rechnungsdatum übereinstimmt. Dass es sich um eine Anzahlung handelt, sollte aus der Rechnung ebenfalls hervorgehen. Zahlt der Kunde weniger, als in der Anzahlungsrechnung ausgewiesen ist, entsteht die Umsatzsteuer nur auf den gezahlten Betrag. Eine Rechnungsberichtigung ist nicht nötig, da auch der Empfänger nur den Teil als Vorsteuer geltend machen kann, der auf die Zahlung entfällt.

Der Unternehmer kann über eine Leistung auch im Voraus eine Rechnung erteilen. A schreibt im Januar eine Rechnung über einen im Juli zu leistenden Gegenstand für 100.000 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. B zahlt im März, April und Mai jeweils 23.800 Euro. Die Restzahlung von 47.600 Euro zahlt er im August. Bereits für die Vorauszahlungen muss A die Umsatzsteuer in Höhe von je 3.800 Euro im März, April und Mai abführen und B kann sich die Vorsteuer in den jeweiligen Monaten anrechnen lassen.

Kommen wir zur Schlussrechnung. Hier geht es vor allem darum, die Teilzahlungen von der Gesamtleistung richtig abzusetzen. Die Gefahr hierbei besteht, dass zu viel Steuer ausgewiesen ist, die dann abgeführt werden muss und der Kunde unter Umständen zu viel Vorsteuer geltend macht. Im § 15 Abs. 5 S. 2 UStG heißt es: Wird eine Endrechnung erteilt, sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen im Sinne der Abs. 1-4 ausgestellt worden sind. Heißt: In der Schlussrechnung sind die Teilzahlungen aufzuführen sowie dem darin enthaltenen Steuerbetrag.
Wir machen ein Beispiel: A schreibt an B im Juni und Juli je eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung über je 100.000 Euro zzgl. 19 % USt mit 19.000 Euro. B zahlt im Juni und Juli je 119.000 Euro an A. Im August kommt die Schlussrechnung über 300.000 Euro + 19 % USt mit 57.000 Euro abzgl. 119.000 Euro vom 30.6. abzgl. 119.000 Euro vom 30.7., verbleiben 119.000 Euro. A hat je 19.000 Euro in den Voranmeldungen Juni und Juli dem Finanzamt zu melden und zu zahlen und im August 57.000 Euro, weil in der Schlussrechnung die Umsatzsteuerbeträge der Anzahlungen fehlen.
Statt der einzelnen vorausgezahlten Entgelte samt Steuerbeträgen können auch die Gesamtbeträge der Anzahlungen abgesetzt werden sowie die darin enthaltenen Steuerbeträge.
Vereinfachend können vereinnahmte Teilentgelte und darauf entfallender Steuerbetrag in der Schlussrechnung zusätzlich angegeben sein. Sie müssen nicht abgesetzt werden. Auch hier können mehrere Anzahlungen zusammengefasst werden.
Auf unser Beispiel von eben bezogen könnte die Schlussrechnung wie folgt aussehen: Lieferung über 300.000 Euro + 57.000 Euro (19 % USt) = 357.000 Euro. Geleistete Anzahlungen vom 30.6.+30.7. in Höhe von 228.000 Euro (darin enthalten sind 28.000 Euro USt).
Statt einer Schlussrechnung darf auch eine sogenannte Restrechnung geschrieben werden. In ihr sind die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge nicht anzugeben. Allerdings wird nicht beanstandet, wenn zusätzlich das Gesamtentgelt (ohne Steuer) angegeben wird sowie die Teilentgelte (ohne Steuer) abgesetzt werden.

Eigentlich braucht man gar nicht auf viele Dinge achten. Für eine ordnungsgemäße Rechnung müssen die entsprechenden Angaben gemacht werden. In Anzahlungsrechnungen fehlt es oft an einem (voraussichtlichen) Leistungszeitpunkt /-raum. In der Schlussrechnung muss der Umsatzsteuerbetrag der Anzahlungen ausgewiesen sein. Also prüft doch bitte, wie eure Anzahlungs- und Schlussrechnungen aktuell aussehen und nehmt gegebenenfalls Anpassungen vor. Für die Buchhaltung hilft das richtige Vokabular (siehe Abgrenzung zur Teilleistung). Kleiner Mutmacher zum Schluss: Fehlerhafte Rechnungen können auch nachträglich berichtigt werden.

Stand: 18.07.2025